MUERTE POR POWER POINT...

MI MÁS RECIENTE ARTÍCULO (A SER PUBLICADO EN LA REVISTA DEL IDE BUSINESS SCHOOL DENTRO DE POCO): COMO USTEDES LO HAN PEDIDO ¿CÓMO EVITAR LA MUERTE POR POWER POINT?" ALGUNAS PAUTAS CLARAS TOMADAS DE LA VIDA REAL PARA HACER UNA PRESENTACION Y UNA CHARLA MEMORABLES.





“Imagínatelos a todos desnudos” sugerían en una conocida serie de televisión. La verdad no sé si es una broma de mal gusto de algún productor o es en realidad una recomendación basada en algún experimento científico pero todos, tarde o temprano, hemos caído en la tentación de evitar los nervios previos a toda charla en público, tratando diferentes trucos. A quienes todavía no lo hayan intentado, no recomendaría imaginar a nadie desnudo durante una presentación, la razón es sencilla, sea como sea Usted va a perder la concentración, si su auditorio es mayoritariamente masculino, sin duda va a sentir una sensación un poco extraña en su mente… y si su auditorio es mayoritariamente femenino… bueno, ya se imagina porqué puede ser una mala idea en cualquiera de los dos casos (ojo, las mujeres no se salvan, imagino que en caso sería muy similar para expositoras del sexo femenino).
En las siguientes líneas espero poder trasmitir algunas ideas tomadas de experiencias reales que se pueden aplicar en casi cualquier tipo de presentación que Usted tenga. Pero antes de iniciar, permítame hacer una pequeña transgresión a la norma de redacción tradicional. En este artículo me voy a arremangar la camisa y quitar la corbata; permitirme dejar la formalidad para tratar de acercarnos lo más posible.

La previa
Te acaban de encargar una charla súper importante. Eres el Key Speaker en una convención sobre “innovación y el futuro del mercado”. El año pasado el CEO de la empresa fue aclamado y aplaudido como uno de los mejores expositores de la jornada, pero esta vez todo el peso recae sobre tus hombros. Tus charlas en el pasado han sido más pequeñas, al interior de la empresa, pero has demostrado haberlo hecho bien así que ahora te pasan la posta. Este es el clásico ejemplo de una charla que “te lanza al estrellato o te estrella”. Todo lo que sabes, todo lo que eres, se define en esa media hora.
1. Qué tanto sabes? : Sí, claro que conoces del tema, pero ¿lo dominas al derecho y al revés? Tus conocimientos pueden ser suficientes a nivel de tu empresa pero no para un auditorio más experto y posiblemente más enterado. Lo primero que debes hacer es una evaluación sincera y honesta contigo mismo. Eso no es tan fácil como suena, la única forma de poder evaluar cuánto sabes es midiéndolo, pero no se tratar de ponerte a hacer exámenes en este punto, ni devorar libros enteros, no hay tiempo para eso. Lo aconsejable es revisar rápidamente la literatura más reciente sobre el tema. Cuáles son los tópicos “fuertes”, cuáles son los temas recurrentes, cuáles son las modas… Revisar un par de blogs y un par de revistas especializadas puede ser suficiente para una charla típica, pero en ciertos casos, sí será necesario leer journals académicos o retornar a aquel libro de texto. Por supuesto, el tiempo que le dediques a esta fase va a depender del siguiente punto.

2. Qué tan importante es la charla? Hay un costo asociado a tu charla. No, no me refiero al dinero, sino a todo aquello que sacrificas para poder hacer una buena presentación (el famoso costo de oportunidad). Ese sacrificio debe estar nivelado con la importancia y la relevancia de la charla. Por ejemplo, si uno espera que la presentación pueda ser usada más de una vez, debería ponerle mucho más esfuerzo y detalle que aquella que tendrá una vida útil de pocos minutos. Las presentaciones utilizadas por profesores por ejemplo, deberían ser muy detalladas, completas y además deberían actualizarse constantemente. Pero ojo, no vayas a cometer el error de asociar “importancia” o “relevancia” con “duración”. Una presentación de 10 minutos puede ser tan o más importante que aquella de 1 hora, sino lo cree mire las presentaciones de TED Talks (www.ted.com).

3. Cómo es mi público? Esta parece una pregunta lógica, pero no sabes la cantidad de veces que los expositores olvidan esa norma básica. “Pero es que no me dijeron que eran empresarios…”, “Pero es que yo no sabía que eran chicos de colegio”, “Yo no sabía que Ustedes ya había visto esto antes…”. Si uno no hace esa sencilla pregunta, corre el riego de desenfocar completamente la charla. Adicionalmente, es muy importante hacer otra pregunta en esa misma línea: Qué esperan oír? Casi siempre los asistentes van con una idea preconcebida de lo que van a oír, así que es importante “ponerse en los zapatos del oyente”. Por ejemplo, si es una charla de economía deberías siempre analizar si se trata de un público más “liberal” o “socialista”, y cuidar tus expresiones pues una idea mal entendida puede acabar con el ambiente y generar discusiones innecesarias. Ten mucho cuidado con el título y la forma cómo se vende la charla, pues eso casi nunca depende del expositor pero genera expectativas en el público. Si a una persona le dicen que va un seminario sobre “proyecciones económicas 2011”, pero al llegar el expositor tenía preparado el tema “evaluación del 2010 ”, seguro que alguien se va disgustar. Parte de la habilidad del expositor será romper ese esquema “preconcebido” para causar expectativa y atención (veremos más adelante cómo hacerlo).

4. Apaga esa computadora: Qué?... Tengo una presentación que preparar y ahora me dices no debo utilizar mi power point. Sí, exacto. Calma ese impulso irrefrenable de comenzar a escribir en la computadora cualquier cosa que te venga a la mente. Sé que esto suena casi imposible, pero desconéctate por un momento. Toma papel y lápiz, y comienza a escribir tus ideas en un papel, o mejor aún, si tienes a disposición una pizarra. Algunos de los mejores presentadores del mundo, incluso sugieren no escribir frases sino hacer “bocetos” imaginarios de lo que uno cree que debe contener la presentación. En mi caso, eso no ha funcionado bien, pues termino con garabatos que no logro descifrar, pero quizás para alguien más “ordenado” y con mejor capacidad para el dibujo sea una buena idea. De cualquier forma, has el intento de desconectarte. Imagina lo que sería tu presentación. Imagina los ejemplos que utilizarás. Imagina incluso la posible reacción de la gente ante una frase, un chiste, una ironía, una cifra, y construye tu charla en base a esas reacciones que quieres provocar. La cruda realidad es que casi todas las presentaciones son lentas, aburridas y poco memorables porque fueron creadas en forma lineal. Pero nuestro cerebro no es tan lineal… por eso, el hacer una lluvia de ideas previa contigo mismo, es un muy buen punto de partida (El “waka waka”, no ayuda a la concentración. Apaga el radio de regreso a casa y verás como fluyen las ideas en medio del tráfico). Trata de no abandonar esta fase hasta que no encuentres un buen “hilo conductor para tu charla”, si lo logras todo lo que viene después tendrá más coherencia y enfoque.

Preparando la charla
Ya conoces bien el tema. Entiendes las necesidades de tu público. Y tienes algunas ideas sobre lo que debe contener tu charla. Estás listo para comenzar a usar alguna de las tantas herramientas tecnológicas disponibles. Si eres un usuario típico, lo más probable es que la presentación se haga en Power Point (PPT) de MS o Key Note (KN) de Apple, los dos son muy similares y ofrecen una interfaz sencilla de aprender y con la que todos nos identificamos.

5. No uses las plantillas instaladas: Aunque las nuevas versiones de plantillas que ofrecen PPT y KN son bastante buenas, la recomendación es no usarlas. El motivo no es que sean bonitas o feas (las versiones anteriores al 2007 eran realmente espantosas), sino que todo el mundo las conoce. Es más, cualquiera que tenga acceso a una computadora posiblemente ya conoce esa plantilla que a ti tanto te encanta, así que si la usas, ya partes con una deficiencia. Es más aconsejable, usar un fondo blanco o un fondo obscuro, sin ningún otro tipo de marca, y crear desde cero lo que va a ir en la presentación. Eso hará que el “contenido” de la presentación sea más importante que el “marco” y eso es justamente de lo que se trata.

6. Copy/Paste de textos: Esta es una práctica que uno pensaría está totalmente desterrada pero no es así. Basta que uno vea una diapositiva llena de texto de punta a punta, para que el concepto y la apreciación del presentador, decaiga considerablemente. El texto que se pone en la presentación debe ser sencillo de leer y sólo un apoyo visual para las personas. Jamás, repito, jamás, debe un expositor recurrir al texto de las presentaciones como una muletilla para leer al pie de la letra (poner un párrafo técnico o un documento legal que requiere ser leído al pie de la letra es aceptable, pero ese recurso debe limitarse al mínimo). Está bien utilizar los textos como guía, pero no leerlos literalmente. Recuerda que el público ha venido a oírte a ti, no a ver tu presentación. Si quisieran leer el texto lo pueden hacer mucho mejor en un libro.

7. Debate entre lo técnico y lo “light”: Uno de los clásicos problemas al preparar una presentación es determinar qué tan profundo se debe hacer el análisis. Lo que sucede es que generalmente las presentaciones terminan en uno de los dos extremos: 1) Se hacen tan complejas y tratando de abarcar tal cantidad de temas, que se vuelven inmanejables para el público y para el expositor. Con suerte las personas recordarán dos o tres ideas de lo que se dijo y todo el resto de fórmulas, conceptos complejos y ejemplos pasarán inadvertidos. 2) El otro caso suele darse cuando los expositores tratan de simplificar sus presentaciones al máximo tratando de no complicarse con conceptos y temas. “Igual no van a entender”, se suele pensar, así que mejor ni lo mencionamos. El problema es que justo lo que se deja afuera puede ser lo que las personas estaban esperando escuchar o profundizar. ¿Qué hacer? El punto 3 “cómo es mi público” debería eliminar gran parte de los problemas relacionados con la profundidad de la charla pero, si todavía persisten, quizás lo más adecuado sea ir al medio, es decir introducir sólo un par de conceptos complejos y hacer que el resto de la presentación sea una derivación de lo anterior. Sólo la práctica puede decirte cuándo una presentación está demasiado técnica o demasiado ligera, y por eso también debes ser lo suficientemente flexible como para cambiar el tono, la velocidad y la profundidad de la charla según como percibas que el público está reaccionando (una muy buena forma de percibir qué tan enganchado está el público es hacer preguntas retóricas durante la charla…si nadie te mira a los ojos o nadie asiente con la cabeza, oops estás en problemas).

8. Slidecuments: Esta palabra inventada por Garr Reynolds (autor del libro “Presentation Zen”), es muy útil para demostrar lo que suele pasar con las presentaciones de PPT hoy por hoy. Son una mezcla de “slides” con “documents”, dando como resultado presentaciones que no son buenas presentaciones y documentos que no son buenos documentos. La raíz del problema no está en los expositores sino en quienes los contratan, pues muchas veces solicitan que se use una plantilla prefabricada (casi siempre horrible) y que además las copias de la presentación sean distribuidas a los asistentes. El expositor inmediatamente y sin darse cuenta está atrapado por la maldición del slidecument: tratar de convertir algo que está pensado para ser trasmitido verbalmente, como para generar emociones visuales a través de videos, fotos y texto pero que generalmente no tienen ningún sentido en un formato impreso. Aquí no hay respuesta sencilla, la única forma de hacer una buena presentación es separar los slides del documento. Sí, eso va a requerir más trabajo, pero “no pain no gain”. Lo que debes hacer es utilizar todo el material que recopilaste y analizaste en el punto 1, trata de imprimir o transcribir las ideas principales y ponlo en un documento corto que será entregado a los asistentes. Salvo casos especiales, tu power point no debería ser distribuido porque no significa nada sin tu explicación.

9. No nos restrinjan: Esta es una recomendación para los organizadores o contratantes. No restrinjan o limiten el número de diapositivas que se debe usar, lo único que deben restringir es el tiempo. Recuerdo la cara de pánico de una persona que me invitó a dar una charla de 20 minutos cuando le dije que tenía casi 60 diapositivas… (he dado la misma charla con 10 diapositivas, así que todo depende!). Si lo que los organizadores buscan es una mala presentación, deberían asegurarse de entregar un formato preestablecido, hacer que la persona se pare en un podio y limitar el número de diapositivas permitidas. Matan la creatividad incluso antes de comenzar. Ah sí, y la peor de todas las peticiones es que se entregue el PPT con anterioridad, para que puedan “leer y anotar” durante la presentación. Si te piden que hagas eso, niégate rotundamente, o será como que te cuenten que Darth Vader era el papá de Luke, mientras hacías la fila para entrar al cine. En ese caso, lo mejor es recurrir al “documento” del punto 8 pero que lo entreguen al final, a menos que vayas a hacer una referencia explícita a una fórmula o dato del documento (en ese caso específico, sí se debería entregar apuntes durante la charla).

10. Fotografías e ilustraciones: Sí, excelente. Hoy por hoy el acceso a miles de fotos en Internet ha permitido que las presentaciones ganen mucho en la parte visual. Pero en esa misma abundancia está el riesgo. Ya no hay nada extraordinario en una foto sacada del Internet. Lo extraordinario está en los conceptos y en la forma en que se usa la foto en la presentación… ahí está la magia. Para comenzar, olvídate de todo aquello que se vea pixelado, borroso o de baja calidad. La pantalla grande no hará que esa foto se vea mejor, al contrario. Si quieres realmente destacar, tendrás que usar ilustraciones pagadas, que te costarán menos de un dólar cada una, hay cientos de “image bank” en la web (también se puede encontrar buena calidad de fotos sin pagar, busca con tranquilidad y encontrarás. Y cuando lo hagas, por favor, compártenos el link). Ahí, el arte está en buscar el concepto adecuado y no lo primero que pasa frente a tu pantalla.


11. Efectos: A menos que te hayan contratado para dar una charla en la “asociación de fanáticos del pantalón de cuero”, olvida ese efecto de sonido de látigo. Sí, ya sé que suena lindo cuando lo oyes en tu PC y que es para “despertar” a las personas, pero el 99% de los asistentes lo odian. Generalmente pasa lo mismo con otros efectos: “la batidora”, “la máquina de escribir”, “el sable láser” y “la bomba”. No hay mucho más que decir. A menos que realmente agreguen algo diferente a tu presentación y tengas una razón de peso para ponerlos, es mejor olvidarse de los sonidos prefabricados. Exactamente lo mismo sucede con las imágenes de la “galería clipart”, todo el mundo las conoce, así que evita usarlas o -sin importar el contenido- tu PPT va a parecer poco profesional.

12. Saca el diseñador que hay en ti: La tecnología ha puesto en nuestras manos herramientas que antes estaban sólo disponibles para expertos. Hoy por hoy, todos podemos jugar a ser diseñadores, pero ese gran poder viene con una gran responsabilidad. Hay que tener la capacidad de discernir qué colores combinan, entender cómo se construye una buena composición visual y otros conceptos básicos de diseño. Eso toma tiempo y esfuerzo, pero el resultado será muy fácilmente visible en las presentaciones (hay muy buenos libros disponibles en Amazon.com bajo el membrete “presentation”, todo empresario y académico debería leer de esa lista al menos dos libros: “Presentation Zen” de Garr Reynolds y “Slideology” de Nancy Duarte, pero hay varios otros de muy alta calidad según las necesidades).

Dando la charla
Todo aquello que podías anticipar, lo has anticipado. Tienes un excelente PPT al que seguro le has dedicado varias horas de trabajo y has repasado algunas de las posibles preguntas que pueden surgir. Es más, estás tan seguro de tu charla y del contenido, que el PPT se ha convertido en un mero accesorio para apoyar tus ideas principales y reforzar visualmente la experiencia. Aquí es dónde “queman las papas”. No hay vuelta atrás, te entregan el micrófono. Es tu momento…

13. Aprende de los mejores: Una de las grandes maravillas de la actualidad es el YouTube, porque no hay nada mejor que ver una excelente charla para aprender. Sugiero comenzar la función, con el inigualable Seth Godin, cualquiera de sus videos son una cátedra de cómo exponer, convencer y vender una idea. Un expositor muy dinámico pero poco conocido en América Latina es Patrick Dixon, con sólo mirar un par de sus videos verás lo que debe ser la definición de “dinamismo” en una presentación (posiblemente a algunos les parezca exagerado su estilo, pero sin duda atrae grandes multitudes). Larry Lessig, reconocido abogado, durante su presentación en TED, dio una muy recordada charla haciendo un excelente uso del Power Point (ahí podrás contrastar el estilo de Lessig con el de Dixon, totalmente opuestos, eficientes los dos). Y lógicamente, no podemos dejar de recomendar al que es considerado como uno de los mejores expositores de la actualidad: Steve Jobs. Recomiendo el discurso de graduación que dio Jobs en Stanford, una muestra de cómo sin PPT se puede hacer una de las charlas más memorables de todos los tiempos. Otros videos interesantes de Jobs son el lanzamiento del 1er Ipod (2001) y el lanzamiento de la MacAir (2008), en todos estos casos podemos analizar cómo este maestro maneja las emociones, construye una historia y usa el “minimalismo” al máximo.

14. No eres Steve Jobs, pero podrías ser Al Gore: Sí, Steve Jobs es un genio y sería muy interesante presentar como él. Pero hay un problema: ni Tú ni Yo, somos Steve Jobs. Si aparecemos vestidos en una charla con camiseta negra, blue jean y zapatos de caucho, seguramente no seremos muy bien recibidos. Eso sólo lo puede hacer Steve Jobs. Tampoco somos dueños de Apple, una de las marcas más conocidas, respetadas y por llamarlo de alguna forma, “sexys” del mundo, así que hay que guardar las distancias y pisar con los pies en la tierra. Pero no todo está perdido, Al Gore, conocido por ser poco comunicativo y aburrido en sus charlas, logró hacer que todo el mundo compre su DVD en el que pasa más de una hora dando cifras. Ganó un Oscar por mejor documental y de paso el premio nobel. ¿Cómo lo hizo? Contrató a Nancy Duarte, una experta en comunicación empresarial quién diseñó para él los gráficos y el esquema de la presentación. Mire el DVD nuevamente (“Una verdad incómoda”), pero ahora concéntrate en el uso de la estadística y los gráficos dinámicos para comunicar una idea poderosa. Quizás puede ser muy caro crear gráficos de esa calidad, pero créeme, es totalmente posible pasar de esos gráficos de Excel planos a algo más vistoso con un poquito de trabajo.

15. Ven esa tabla de Excel al final de la página?: No te desespera cuando el expositor dice “bueno en este gráfico no se ve nada pero ahí está el histórico de ventas”. Primero, si no se ve nada, para qué ponerlo? Y segundo, no hay forma de quitar algo de información para que ese gráfico se vea mejor? En una exposición no es necesario poner todos los datos, todas las series y todos los años. Lo que las personas van a ver es la tendencia y un par de números, nada más. Todo el resto estorba, así que quítalo. Y si es muy importante como para quitarlo, pónlo en el documento escrito en forma detallada, no en el PPT. Deja una muy mala impresión cuando se hace un Copy/Paste de una tabla de Excel que no se lee y a veces ni el mismo expositor logra descifrar lo que dice, lo cual puede convertirse en un momento de carcajada generalizado.

16. Lleva apuntes, aunque sea en una servilleta: Le ha pasado incluso a Steve Jobs y a Bill Gates. La tecnología simplemente falla en el peor momento. Es en ese momento cuando se diferencia a los buenos expositores, los excelentes y los malos. Llevar unos pequeños apuntes puede salvarnos el pellejo. Se trata sólo de tener unas pequeñas ideas, con los ejemplos más relevantes, la idea no es hacer toda la presentación sin el apoyo del PPT, pero cubrir el tiempo en forma elegante y profesional hasta que el problema se resuelva. Es posible que no vayas nunca a necesitar esos apuntes, pero el simple hecho de tenerlos, te agregará una dosis más de confianza y seguridad. Casi nadie espera que una persona que ha preparado un PPT, haga una charla sin apoyarse en él, de hecho tal como hemos dicho, hay todo un componente visual (gráficos dinámicos o videos) que sólo pueden ser vistos con una computadora, pero vale la pena estar listo “por si acaso”.

Hace un tiempo, tuve que dar una charla ante cerca de 800 universitarios; había preparado mi PPT, pero cuando llegué me anunciaron que no era en un auditorio sino que sería al aire libre y que ahí no servían los proyectores. Esas 4 ideas que había anotado en el avión “por si acaso”, sí que salvaron mi pellejo… Al final, aplausos y una charla memorable, todo gracias a esa servilleta. Lo cual me hace recordar que en el fondo, el power point es sólo una herramienta, y que de ninguna forma es indispensable. A pesar de la tecnología y las computadoras, las mejores presentaciones seguirán siendo las de “carne y hueso”.